Siamo alla fine degli anni ’80 quando Francesco Cirillo, uno sviluppatore software di origine italiana, propone la tecnica del pomodoro, una strategia di time management che prende il nome dal più classico dei timer da cucina, appunto con la forma di un pomodoro.
Questa tecnica risulta utile per diventare più produttivi, cioè per ottenere risultati migliori in tempi più brevi, riducendo al massimo le distrazioni e potenziando la concentrazione.
Cirillo, in un momento critico in ambito lavorativo, parte con una sfida verso se stesso: riuscire a lavorare concentrato e senza distrazioni per 10 minuti. E così, timer alla mano, ha iniziato a studiare. E ha fallito.
Ha anche intuito però che quella era la strada giusta da percorrere, e così ha corretto, potenziato e con costanza ha sperimentato il suo metodo, fino a dettagliare quella che tutto il mondo oggi conosce come la “tecnica del pomodoro”.
In che cosa consiste?
La tecnica è molto semplice, si basa su 5 step applicabili in tutti gli ambiti di produttività. Serve fondamentalmente un timer e una attività da fare.
Prima di cominciare, però, impariamo un termine tecnico: pomodoro. Il pomodoro è uno slot temporale di 25′.
Bene, adesso abbiamo tutti gli strumenti per iniziare.
La prima cosa da fare è quindi scegliere una attività che deve necessariamente essere conclusa. Non un generico “devo studiare”, ma “devo studiare pagina x e y di matematica e svolgere gli esercizi a, b, c,… a pag. z”.
N.B. Il focus di tutto ciò è svolgere al meglio nel minor tempo possibile più attività. Io personalmente mi sono trovata molto bene con le indicazioni di Andrea Giuliodori di Efficacemente, il quale suggerisce di fissare la lista di attività in ordine di priorità (es: prima la preparazione alla verifica, poi gli argomenti nuovi da studiare e infine il ripasso) e accanto a queste mettere tanti quadratini quanti sono i pomodori che si stima siano necessari. Abbiamo già visto nell’articolo sul metodo di studio che l’attività di stima va imparata, quindi è abbastanza normale sbagliare le prime volte, non preoccupatevi!
Ogni volta che completiamo un pomodoro, mettiamo una x sul quadratino corrispondente. Quindi se per preparare la verifica penso mi ci vogliamo 50 minuti, disegno vicino all’attività verifica due quadratini, e ogni volta che ne completo uno lo barro con una x.
Cosa ci guadagno?
- Il tempo passato a stimare quanti pomodori servono ci aiuta a capire quanto tempo impieghiamo nel nostro lavoro, e quindi ad ottimizzarlo. Ci avvicina anche alla realtà, per cui più facciamo questo lavoro di stima, meno sbaglieremo i tempi e meglio potremo organizzarci.
- Quindi pianificheremo meglio le nostre giornate, riuscendo a ritagliare senza problemi tempo per ciò che ci piace maggiormente fare.
- Tenere monitorati i nostri progressi nello svolgimento di un compito aumenterà la nostra motivazione e la nostra concentrazione, innescando così un circolo vizioso.
Ed ecco che entra in scena il nostro timer: sia esso quello del cellulare o il classico timer da cucina o addirittura direttamente quello del forno, lo puntiamo su 25′ (se vogliamo essere ligi al metodo!).
Il valore 25′ è quello originale, proposto da Cirillo. Ma… da prof, parlando agli altri prof o ai genitori, mi sento di ricordarvi che i tempi di attenzione sono strettamente dipendenti dall’età. La psicologia ci insegna infatti che ci sono dei tempi specifici per ogni fase evolutiva, che trovate riassunti nell’immagine di seguito riportata.
Ma il neurobiologo Oliverio ci dice anche che un bambino di circa 6-7 anni inizia a perdere l’attenzione dopo circa 15 minuti, e un adolescente di 15-16 anni inizia a perderla dopo 30-45 minuti. Capite allora che dobbiamo concentrarci sul valore minimo, per poter puntare, con l’allenamento, al valore massimo?
Ecco perchè io vi indicavo precedentemente addirittura pomodori di 15′ ed ecco perchè l’ideatore della tecnica del pomodoro parla di 25′.
È sempre meglio partire dal piccolo, con un risultato molto più probabilmente soddisfacente, che arenarsi subito di fronte a un fallimento quasi garantito! Quindi, senza pensare di sottostimarci, partiamo da 15-25 minuti e, in base all’età, pian piano tendiamo al pomodoro di durata massima.
N.B. Condivido, sempre con Giuliodori, l’inutilità di app che aiutino in questa tecnica per un motivo specifico: il gesto manuale di caricare il timer, così come tutte le cose che scegliamo di fare manualmente potendo invece farle svolgere da applicazioni, comunica al cervello la nostra intenzione a svolgere un determinato compito in un determinato modo. Quindi è un gesto necessario, assolutamente da non sottovalutare.
Inoltre devo anche avvisarvi che ci sarà, prima o poi, una bella tentazione che va abilmente conosciuta e quindi fermata: “mi mancano solo due minuti, finisco”. Il metodo non funziona se ragioniamo in questo modo. Nel cervello si innesca infatti il meccanismo per cui quei due minuti in più che ho usato li dovrò recuperare nella pausa successiva facendo 7 minuti… e così via, indipendentemente dai minuti in più usati. La tecnica invece funziona bene se, al suonare del timer, noi interrompiamo il lavoro. Se suona ti fermi! Deve essere un po’ il nostro mantra. Tra l’altro, ma non è questa la sede per un approfondimento ulteriore, questo staccare per poi ripartire permette al cervello di stare in uno stato di allarme: so di non aver concluso un argomento e quindi lo tengo fisso con la coda dell’occhio per riprenderlo più avanti. Si riparte quindi con la giusta carica, provare per credere!
Cosa ci guadagno?
- Ci guadagno il partire con motivazione dichiarata, che è già un grandissimo passo in avanti.
- Mantengo il cervello allenato su ciò che va ricordato e su ciò che posso archiviare.
Bene, siamo quindi pronti per iniziare a lavorare.
Lavoriamo per il pomodoro definito cercando di togliere tutte le distrazioni possibili e immaginabili (cellulari, videogiochi, …).
N.B. Le interruzioni, le distrazioni… non sempre dipendono da noi. Innanzitutto distinguiamole tra interruzioni interne e interruzioni esterne. Le prime sono le cose che vorremmo fare, ma che interromperebbero il nostro lavoro, facendoci perdere tempo prezioso. Es: sto scrivendo questo articolo e mi viene voglia di guardare il cellulare, o mi viene voglia di mangiare uno yoghurt. Cosa fare? Scrivo su un foglio di brutta la mia “voglia” e proseguo con il mio lavoro. Lo scrivere è già di per sè un modo di assecondare. Se invece le interruzioni sono esterne, Cirillo ci parla di tre azioni:
- informare
- negoziare
- richiamare
Anche qui vi faccio un esempio: mentre scrivo il mio articolo ricevo una telefonata non preventivata. A questo punto faccio notare a chi mi ha chiamato che stavo lavorando (presa di coscienza che è un disturbo per me), che sarò impegnata ancora per tot. minuti e quindi lo richiamerò io appena posso. Ora, la vocina angelica che c’è in me subito mi ha detto che sono stata maleducata, che potevo rispondere, che… Ma se non sono attenta innanzitutto a quali sono le mie priorità, il rischio è quello che tutto diventi necessario, prioritario e il mio lavoro venga sempre dopo. In questo modo ci si educa al rispetto di sè, del proprio lavoro e degli altri. Quindi, caro amico che mi hai chiamato proprio mentre stavo terminando il mio articolo, beh… aspetterai tre minuti e poi mi dirai tutto ciò che vuoi.
Cosa ci guadagno?
- Minor tempo perso
- Più tempo per me
- Più attività completate
- Tempo di qualità per chi mi ha cercato
A questo punto ci siamo meritati una sana pausa.
La pausa di 5 minuti non è assolutamente inutile. Tante volte i miei studenti mi han fatto notare che in 5 minuti non si può fare assolutamente niente.
Falso! Ci si può ricaricare alla grande. E se le prime volte useremo questi pochi minuti per controllare le notifiche sul telefono, possiamo anche provare a fare il salto di qualità: andiamo a bere una tisana, acqua, un caffè,…; facciamo un po’ di stretching se siamo stati seduti troppo tempo; facciamo qualche attività extra: prepara i panni per l’allenamento che hai dopo, impasta la pizza per la sera, innaffia le piante, stai cinque minuti sul balcone a prendere il sole, respira con il diaframma…
Cosa ci guadagno?
- Una testa riposata
- Un break salutare
- La carica giusta per ripartire
Ultimo passo.
Ogni 4 pomodori fai una pausa più lunga, di 15-30 minuti. Fai merenda, vai a fare una corsa, fatti una doccia,… rilassati e non pensare al compito che stavi svolgendo.
Cosa ci guadagno?
- Quando riprenderai a lavorare avrai la carica necessaria per fare bene, senza perdite di tempo e con la massima concentrazione
Bene, ora non ti resta che provare!